これは、、、参加しなくてはいけない、と思ったセミナー。

利益の出るオフィスの作り方。

具体的には、整理整頓の仕方、だ。

商品担当、発注、会計、渉外etc.を担当していると否が応にも紙が増える。
私の席の周りは、恥ずかしながら、書類だらけだ。

セミナーの趣旨は、「整理整頓は投資」であるということ。

要は、何かの書類が必要な時、どこにあるか探すのに15分かかって、それを毎日繰り返していたら、
時給換算した場合、年間で15万円以上を浪費していることになる、という。

学んだら、アウトプット。

僭越ながら、セミナーの内容をまとめてみる。

整理整頓で一番大事なことは、ルール。

◎どこに、何を、どのように、いつ、しまい、いつまで保管するか。

これをきっちり決めるのが肝。

ルールを決める上でいくつかコツがあり、ダメなのが3点。
１．×平置き　…平らに書類を置くと探しづらい。
２．×床に直置き　…つまづいたり、けがの原因になる。
３．×段ボールのまま　…中に何があるのか周りの人にわからず、そのままになってしまいがち。

私は…。

そして整理する道具。
１．ポケットファイル　…変更の少ない、枚数の少ないものをまとめるのに向く。
２．二つ穴のファイル　…最も一般的で、ある程度の枚数をまとめるのに向く。
３．フォルダファイル　…紙の、穴も開けない、挟んでおくだけのファイル。ボックスファイルと併用するのが◎。

講師の方は、ボックスファイルとこのフォルダファイルを特におすすめしていた。
段ボールでも作れることと、色分けするのが良いそうな。

確かにその通りだ。

でも、私の心の中では何かひっかかるものが。
「整理する時間や色分けする時間があれば、とっくにやってるさ。」

見透かされるように、講師の方が最後のコツを教えてくれた。

「とは言っても、皆さん、忙しいですよね。そんな時間ない。そう思いますよね。
だから、もう決めるしかないんです。時間なんてないんで、決めるだけ。
そして、自分一人でやろうとしない。
時間を決めて、例えば”さ、終業15分前、整理しましょう”。とみんなで一斉にやるのが継続できるコツです。」

なるほど。
いたく納得して、東京商工会議所を後にした。

道すがら、学んだ内容を反芻しながら、水曜日が良いかな。
水曜日17時15分から。
時間を決めてやることにしよう　etc。

帰社して、席に座り、私の机とその周りに広がる景色を見て、ややあきれながら、一つずつ、時間を決めてやろうと思った。

「どうでした、セミナー？」とスタッフさんに聞かれるが早いが、
「うん、大事なのはルール。そしてみんなを巻き込んで時間を決めてやれ、って。」
「なるほど、そうですね。」

さ、頑張ろう。
毎週水曜日！